Tiden fram till svar på en projektansökan – hur hanterar ni den?
Väntan på besked om en projektansökan är ibland lång. Till och med så lång att man nästan förträngt allt arbete som gjordes. I vissa program finns det ingen kommunikation eller frågor om kompletteringar under den här tiden, och helt plötsligt plingar det till i inboxen med besked om projektet blev godkänt eller inte.
Det här är ofta en lång process som många gånger inte utnyttjas för att stärka ett eventuellt projekts möjligheter till en bra start. Så frågan är: hur använder man den här tiden på bästa sätt? Vilket förhållningssätt ska man ha?
Börja med att glömma ansökan
Det har varit en intensiv process med ett fast slutdatum, troligtvis med mycket koordinering, mailande, skrivande, läsande, beslutsfattande och diskussioner. Därför kan det vara bra att ta ett steg tillbaka, få lite distans och fokusera på något annat ett tag.
Planera för misslyckande
Det kan låta negativt, men att förbereda sig och sina partners på att projektet inte blir finansierat är kanske det bästa sättet att se till att ett avslag inte får luften att gå ur ert partnerskap. Genom att planera för alla utfall ser ni till att inte tappa fart.
Hur gör man detta i praktiken?
- Boka in möten med era partners – både internt och externt när svaret börjar närma sig. Om projektet godkänns är alla glada, och det blir en naturlig startpunkt för planeringen. Om det underkänns är det istället ett utmärkt tillfälle att analysera, diskutera feedback och planera en förbättrad ansökan.
- Läs utvärderingen noggrant – Om ni får ett avslag, analysera feedbacken noggrant. Vilka delar av ansökan kan utvecklas? Finns det krav eller kriterier ni kan arbeta vidare med? Använd programmets utvärderingskriterier som en guide för att förbättra och stärka er ansökan inför nästa omgång. Om ni får ett godkänt projekt finns det fortfarande mycket information att använda från beslutsbrevet för att identifiera risker och planera projektarbetet.
- Planera nästa steg – Baserat på utvärderingen och informationen i beslutsbrevet planerar ni sedan mötets innehåll och nästa steg.
Om projektet blivit underkänt finns det också anledning till reflektion kring ansökningsarbetet för att göra det ännu bättre nästa gång. Kan vi genomföra processen på ett annat sätt? Vilken ny information behöver vi? Påverkas vår ursprungliga plan av eventuella förändringar? Ska vi ha fler eller färre möten?
Processen efter att man fått ett beslut i sin inbox ser mycket olika ut i de olika programmen, och den processen kan det finnas anledning att återkomma till.
Det vi kan konstatera är att avslag är normalt, i vissa program är det till och med det mest troliga utfallet även om ditt projekt håller hög kvalitet. Så därför se till att planera för misslyckande och fira dina godkännanden.
Vill ni ha hjälp med att analysera er utvärdering, planera uppstart eller driva en sådan process så hör gärna av till oss på potential12
No responses yet